Hoe houd je grip op toegang en beleid in een steeds digitaler en complexer onderwijslandschap? Met talloze applicaties en gebruikersgroepen is dat een uitdaging. De Noordgouw vond de oplossing in PortalTalk Identity & Access Management (PIAM), waarmee beleid en toegang automatisch worden beheerd én actueel blijven.
Christelijk College De Noordgouw heeft jaarlijks ongeveer 200 in- en uitstromende leerlingen en een personeelsbestand dat voortdurend verandert. Een betrouwbaar identiteitsbeheersysteem is essentieel om de voortdurende veranderingen effectief te beheren. Toen de eerdere oplossing onverwacht werd stopgezet, moest De Noordgouw snel ingrijpen. Wat is de oplossing? PIAM (PortalTalk Identity & Access Management) van QSBN biedt een veilige, schaalbare en onderwijsgerichte oplossing voor het automatisch beheren van gebruikersaccounts en groepen.
Handmatige processen die tijdrovend zijn
De Identity & Access Management-oplossing die De Noordgouw gebruikte was end-of-life verklaard. Daarom was er een nieuwe oplossing nodig. Die moest meer leveren dan enkel basisfunctionaliteit. Floris Schaller, systeembeheerder bij De Noordgouw, verduidelijkt: “We waren op zoek naar een systeem dat automatisch accounts beheert, mailgroepen aanmaakt en verbindingen legt met onze huidige systemen. QSBN stelde hun oplossing duidelijk voor en was in staat om snel te schakelen. Dat wekte vertrouwen.”
De Noordgouw heeft met PIAM gekozen voor een SaaS-oplossing die speciaal voor het onderwijs is ontworpen. Het systeem maakt het mogelijk om gebruikersgegevens uit Magister automatisch te synchroniseren met Active Directory, Office 365 en Microsoft SDS (School Data Sync) voor Teamsgroepen. Nieuwe gebruikers worden automatisch aangemaakt, vertrekkers worden geblokkeerd en uiteindelijk verwijderd. Deze voldoet aan de AVG-richtlijnen.
Slimme integraties, afgestemd op het onderwijs
Een belangrijke wens van de organisatie was het automatisch aanmaken en beheren van e-mailgroepen. “Bij ons leeft nog echt een mailcultuur,” vertelt Schaller. “Mensen willen gewoon een groep kunnen mailen zonder dat ze zelf adressen toevoegen. Dat moet vanzelf functioneren en dat is nu ook het geval.”
Naast e-mailgroepen worden ook Teamsgroepen automatisch gecreëerd met behulp van SDS. PIAM fungeert niet alleen als een technische oplossing, maar ook als een nuttig hulpmiddel voor het dagelijkse werk van zowel docenten als medewerkers.
Van implementatie tot nazorg
De overstap naar PIAM vond onverwacht snel plaats. De vorige leverancier verzorgde nog één export, waarna alles opnieuw moest worden opgebouwd. QSBN richtte zich op sprints en creëerde binnen drie maanden een nieuwe omgeving. De livegang was opzettelijk ingepland tijdens een rustige onderwijsperiode om de verstoringen te verminderen.
“Het was even wennen aan de werkwijze in sprints, maar we hadden korte lijnen met de ontwikkelaars en met Cedric Scholten, Sales Lead Education bij QSBN. Dit zorgde ervoor dat het traject uiteindelijk vlot verliep,” vertelt Schaller. Ook aan de QSBN-zijde werd de samenwerking als hecht ervaren. “De samenwerking met Floris voelde nooit als ‘wij en zij’. Het was één team dat samen een slimme oplossing bouwde voor beter onderwijs,” zegt Cedric Scholten.
Veiligheid, privacy en toezicht
Door PIAM houdt De Noordgouw zich aan alle relevante privacywetgeving, zoals de AVG en het IBP-normenkader. Accounts worden automatisch gecontroleerd op basis van de meest recente gegevens uit Magister. Ook bewaartermijnen worden automatisch toegepast: gebruikers worden niet alleen geblokkeerd, maar ook na verloop van tijd veilig verwijderd, inclusief de juiste ontkoppeling.
Het systeem functioneert met behulp van beveiligde verbindingen en detecteert automatisch verschillen tussen bron- en doelsystemen. Die worden vervolgens correct verwerkt, zonder dat Schaller of zijn team daar dagelijks handmatig op hoeft in te grijpen. “Dat geeft vertrouwen en rust.”
Schaalbaar
Hoewel De Noordgouw zich in een krimpregio bevindt, is de gekozen oplossing voorbereid op groei. “Of we nu 800 of 1.000 leerlingen hebben, het systeem past zich aan,” zegt Schaller. “En als we in de toekomst willen uitbreiden met nieuwe functionaliteiten of systemen, dan weten we dat QSBN met ons meedenkt.” Dankzij configureerbare API-koppelingen is PIAM flexibel en eenvoudig uit te breiden. Bijvoorbeeld bij koppeling met nieuwe onderwijsapplicaties of specifieke wensen van de schoolorganisatie.
“Het allerbelangrijkste? Zorg dat je precies weet hoe je eigen processen lopen,” benadrukt Schaller. “Welke stappen worden nu nog handmatig gedaan? Wat wil je geautomatiseerd hebben? Als je dat vooraf helder hebt, haal je echt het meeste uit een oplossing als PIAM.”
PortalTalk Identity & Access Management
Met PIAM heeft De Noordgouw een veilige, toekomstbestendige oplossing in handen voor het beheer van identiteiten en toegangsrechten. Niet alleen wordt er veel tijd bespaard, het systeem draagt ook bij aan continuïteit, compliance en overzicht in een dynamische schoolomgeving.
Lees meer referentiecases