Creëren versus publiceren van documenten

Het creëren en publiceren van informatie binnen organisaties is in het huidige digitale tijdperk complexer dan ooit. Het implementeren van een intranetportaal, zoals Campuz365 in combinatie met het creatieplatform Microsoft 365, biedt hiervoor een oplossing. 

Organisaties ervaren dagelijks de gevolgen van het onvoldoende scheiden van informatiebeheer en -creatie. ICT-managers staan voor de taak om zowel de efficiëntie als de veiligheid van documentbeheer te waarborgen. Een gebrek aan duidelijk onderscheid tussen het creëren en publiceren van documenten kan echter leiden tot onoverzichtelijkheid, inefficiëntie en veiligheidsrisico’s.

In de praktijk zie ik dat organisaties informatie steeds vaker binnen één digitale werkomgeving willen creëren, beheren en delen. Microsoft Teams is daar een herkenbaar voorbeeld van: documenten worden er opgesteld, bewerkt en vervolgens vanuit dezelfde omgeving gedeeld of gepubliceerd. Dit leidt tot een groot aantal teamleden. Daarnaast is het een omgeving waarin er documenten gecreëerd worden, niet gepubliceerd.

Dat zie ik vooral gebeuren bij organisaties die geen goed (aangewezen) plaats hebben voor publicatie zoals  een portaal of intranet. Een collega wil een document met een groter publiek delen, maar door het ontbreken van de juiste tool wordt de creativiteit van mensen aangesproken. Wanneer bestaande werkwijzen niet aansluiten op de praktijk, ontstaan vanzelf creatieve oplossingen. Enkele voorbeelden laten zien hoe dit in organisaties vorm krijgt:

• Een map delen vanuit OneDrive lijkt eenvoudig, maar brengt beheer en eigenaarschap onder bij één gebruiker. Bij vertrek of functiewijziging kan dit leiden tot onduidelijkheid over toegang, verantwoordelijkheid en continuïteit van de informatie;
• Een eigen SharePoint site in het leven roepen;
• Documenten delen via Dropbox of andere niet-geautoriseerde externe diensten, waardoor shadow-IT ontstaat en de organisatie het zicht en de controle over data vermindert;
• Documenten herhaaldelijk per e-mail verspreiden, al dan niet via een persoonlijke mailinglijst, waardoor meerdere versies en kopieën ontstaan en het beheer en de actualiteit van informatie moeilijker te waarborgen zijn.

Dit werkt wel, maar is geen goede oplossing en er zijn er risico’s verbonden aan deze methoden. Het is bijvoorbeeld onduidelijk waar documenten terechtkomen en de beheerslast komt bij de persoon zelf te liggen, wat niet altijd efficiënt is.

Ik laat je graag zien wat de voordelen zijn voor jouw organisatie van het scheiden van het creëren en publiceren van documenten.  Want zeg nu zelf, niemand zit te wachten op een chaos van bestanden die overal en nergens rondslingeren of — nog erger — per ongeluk bij de verkeerde personen belanden.

 

Efficiëntie door structuur en centralisatie

Met Microsoft 365 kunnen teams gemakkelijk samenwerken en concepten in real-time bewerken zonder documenten te verspreiden over diverse platforms. Dit vermindert verspreiding en voorkomt verwarring over de meest recente versie. Wanneer documenten enkel via het intranet, zoals Campuz365 worden gepubliceerd, hoeft slechts één versie beheerd te worden. Namelijk die ene waarvan het team heeft bepaald dat juist die versie de waarheid is,wat zowel tijd als beheerlast bespaart. Kortom, het duidelijk scheiden van creatie en publicatie versnelt de toegang tot de enige juiste informatie.

 

Duidelijkheid en transparantie voor de gebruiker

Gebruikers binnen een organisatiewillen direct weten of een document nog in bewerking is of officieel gepubliceerd. Door het creatieproces gescheiden te houden van het publicatieproces, voorkom je verwarring en waarborg je dat gebruikers geen werkconcepten als definitief beschouwen. Ook rollen en rechten worden hiermee duidelijker afgebakend; makers hebben specifieke rechten in de creatieomgeving, terwijl gebruikers op het intranet enkel de finale versies zien.

 

Versterkte informatiebeveiliging

Het risico op datalekken neemt significant af wanneer documenten uitsluitend via een gecontroleerde publicatieomgeving gedeeld worden. In Campuz365 kunnen strenge toegangsrechten en beveiligingslagen eenvoudig worden ingesteld, waardoor de creatieomgeving afgesloten blijft voor alleen diegenen die direct betrokken zijn. Deze aanpak zorgt ervoor dat informatie binnen de perken blijft en dat jouw organisatie voldoet aan hun governance- en compliancevereisten.

 

Data governance: grip op digitale samenwerkruimtes

Data governance is belangrijk om controle te houden over digitale samenwerkingsomgevingen, met name bij het maken en delen van documenten. Zoals hierboven besproken, biedt Microsoft 365 uitgebreide mogelijkheden, maar een juiste inrichting is noodzakelijk voor blijvend succes.

Wij merken dat veel organisaties hun bestaande fileserverstructuur proberen te kopiëren naar SharePoint. Dat is technisch mogelijk (hetzij met beperkingen en limieten), maar leidt ook tot chaos en inefficiëntie omdat een fileserver fundamenteel anders werkt dan SharePoint.

Dat is de reden dat QSBN veel aandacht besteedt aan data governance en de juiste inrichting ervan. In het kort komt het erop neer dat we samen moeten kijken naar de samenwerkbehoeften in de organisatie. Samenwerken gaat daarbij verder dan alleen het gezamenlijk creëren van informatie. Het omvat ook het delen en publiceren ervan. Op basis van de samenwerkbehoeften in de organisatie stellen wij een set afspraken en regels op en kiezen de juiste techniek voor optimaal gebruik. Dat is governance voor creatie én publicatie

Daarnaast wil je dat de governance nageleefd wordt en daarvoor biedt QSBN de oplossing: PortalTalk Automated Governance. Met PortalTalk Automated Governance blijven alle digitale samenwerkruimtes binnen de afgesproken kaders, zonder dat je team zich druk hoeft te maken over de structuur of compliance.  Medewerker maar ook leerlingen/studenten en IT-beheerders worden ondersteund bij het aanmaken, naleven en beheer van digitale samenwerkruimtes zodat uw organisatie volledig volgens de governance werkt.

 

Veiligheid en efficiënt documentbeheer

Een duidelijk onderscheid tussen creatie en publicatie verhoogt de efficiëntie en beschermt waardevolle data. Investeer in een combinatie van een creatieplatform van Microsoft 365 met een goede ondersteuning door PortalTalk Automated Governance en een intranetportaal zoals Campuz365 voor veilig en efficiënt documentbeheer.

Met Microsoft 365, PortalTalk en Campuz365 creëren organisaties een georganiseerde, toegankelijke en toekomstbestendige digitale omgeving die hun efficiëntie en professionele uitstraling verbetert.